De 7-jaar bewaartermijn is de wettelijke verplichting voor taxiondernemers om hun rittenadministratie minimaal zeven jaar beschikbaar te houden voor controle door de Belastingdienst, waarbij Octo.cab volledige online inzage biedt op elk moment, zonder USB-stick of handmatige export uit een BCT.
Administratie lijkt saai tot je een brief van de Belastingdienst krijgt. Dan blijkt opeens cruciaal of je ritdata van vier jaar terug nog compleet beschikbaar is. In dit artikel leg ik uit wat de wettelijke bewaartermijn betekent en hoe Octo.cab dit voor jou oplost.
De Belastingdienst vereist dat ondernemers hun administratie zeven jaar bewaren. Voor taxiondernemers geldt dat specifiek voor ritgegevens, kilometerstanden en tariefopbouw.
Bij een controle kan de inspecteur ritgegevens opvragen uit een willekeurige periode binnen die zeven jaar. Kun je dat niet leveren, dan wordt je administratie mogelijk verworpen en schat de Belastingdienst zelf in wat je hebt omgezet.
De zeven jaar start bij het einde van het boekjaar waarin de rit plaatsvond. Voor een rit in januari 2025 loopt de bewaarplicht dus nog tot eind 2032. Dat is langer dan veel ondernemers realiseren.
Bij de BCT moest je data exporteren via een USB-stick met XML-bestanden. Wilde je inzage in ritten van twee jaar terug, dan moest je ergens een back-up zien terug te vinden, in een formaat dat je niet meer makkelijk doorzoekt.
Bij Octo.cab heb je online inzage op ieder gewenst moment. Geen USB-sticks, geen handmatige exports voor je administratie. Je logt in op het dashboard en je vindt wat je zoekt, ook ritten van jaren terug.
In combinatie met een goede ritplanningssoftware-koppeling wordt data ook gedupliceerd in je eigen administratiesysteem. Octo.cab werkt daarnaast met redundante opslag: je data staat op meerdere plekken veilig, met automatische back-ups.
Vanuit je Octo.cab-dashboard exporteer je per voertuig, per chauffeur of per periode. Formaten: CSV, Excel of PDF. Voor je boekhouder is Excel doorgaans het handigst, kolommen zijn direct bruikbaar in standaard boekhoudsoftware.
Exports kunnen van alle data gemaakt worden. Dat omvat ook persoonsgegevens van chauffeurs (via NFC-inlog gekoppeld) en, waar relevant, klantgegevens. Hou daar rekening mee bij het delen van exports.
Voor wie bewijs nodig heeft bij juridische zaken, bijvoorbeeld een conflict over contractvervoer, is langere data-historie cruciaal. Een zaak kan jaren duren, dan wil je niet afhankelijk zijn van een systeem dat na korte tijd data verwijdert.
Wat je uit Octo.cab exporteert is je eigen administratie: compleet, gedetailleerd, in jouw formaat. Wat de ILT heeft is de compliance-aanlevering, met minder flexibele structuur. In 99% van de gevallen heb je je eigen data nodig.
Belangrijk: de data is van jou. Octo.cab bewaart namens jou, maar het eigendom ligt bij de ondernemer. Bij beëindiging van het abonnement krijg je geen automatische export, maar je kunt op verzoek een volledige export voor je eigen archief opvragen.
Aansluitend op de Belastingdienst-termijn van zeven jaar. Voor exacte specificatie van je situatie, vraag ernaar bij je offerte op maat.
Je kunt een volledige export opvragen voor je eigen archief. Daarna wordt data bij Octo.cab verwijderd conform AVG. Je compliance-verantwoordelijkheid loopt door, je moet die data zelf bewaren tot de zeven jaar om zijn.
Ja. Je voegt een extra gebruiker toe aan je account met beperkte rechten voor je boekhouder. Hij of zij kan exports maken zonder bij andere delen van je bedrijf te kunnen.
De Belastingdienst-termijn loopt door na beëindiging. Zorg dat je bij je laatste export alles op orde hebt en veilig opslaat, cloud-opslag met wachtwoordbeveiliging is prima.
Geen data-exports meer op een USB-stick, maar online inzage op ieder gewenst moment. Dat scheelt administratief werk en je hebt altijd direct toegang tot wat je zoekt.
WhatsApp ons!