Vlootmigratie plannen zonder stilstand: het wisselsysteem

Bij een vlootmigratie van BCT naar CDT werkt Octo.cab met een wisselsysteem waarin chauffeurs voertuigen brengen en ophalen, waardoor de vloot stap voor stap doorwisselt over meerdere dagen zonder operationele stilstand.

Een vlootmigratie is voor middelgrote taxibedrijven een logistiek klusje. Je wilt de compliance rond hebben voor 1 januari 2028, maar je wilt geen dagen achtereen tien voertuigen tegelijk uit dienst nemen. Het wisselsysteem lost dat op. Hoe het werkt, hoe je het inplant en welke voorbereidingen je zelf treft, lees je hieronder.

Waarom het wisselsysteem bestaat

Voor kleine vloten tot een paar voertuigen kun je meestal een dag inplannen bij de installatiepartner en klaar. Voor middelgrote vloten van 10 tot 30 voertuigen wordt dat een probleem: je hebt niet genoeg reserveauto’s om iedereen tegelijk zonder taxi te zetten, en je kunt geen dagen achtereen 30 voertuigen missen.

Bij Octo.cab werken we voor die situatie met een wisselsysteem. Chauffeurs brengen de voertuigen een voor een naar de gelicentieerde inbouwpartner en rijden telkens met een al ingebouwd voertuig terug naar de zaak. Zo wisselt de vloot stap voor stap door over meerdere dagen.

Hoe je het praktisch inricht

Je maakt vooraf een schema van welk voertuig op welke dag ingebouwd wordt. Voor bekende voertuigmodellen duurt de installatie ongeveer een uur per voertuig. Je kunt dus goed inschatten hoeveel voertuigen op één dag door de installatiepartner heen kunnen.

Chauffeur A rijdt met voertuig 1 naar de installateur. Chauffeur B rijdt in een ander voertuig mee en brengt A terug naar de zaak, waar A voertuig 2 ophaalt. A rijdt met voertuig 2 naar de installateur en rijdt met het inmiddels ingebouwde voertuig 1 terug naar de zaak, waar hij voertuig 3 haalt. Met voertuig 3 haalt hij vervolgens voertuig 2 op, en zo verder tot de hele vloot om is.

Voorbereiding vermindert de tijd per voertuig

Voor grote vloten met veel voertuigen kun je de installatietijd verkorten door vooraf de kentekenkaarten te verwerken. Bij Octo.cab krijgen vlooteigenaren een USB-reader en de bijbehorende software om kentekenkaarten zelf in te lezen. Ongeveer 15 seconden per kaart. Je verzamelt de kentekenkaarten op kantoor en verwerkt ze in één centrale actie.

Voor een vloot met verschillende voertuigmodellen kan ook een CAN-bus check vooraf helpen. Nieuwe of ongebruikelijke voertuigmodellen die nog niet in de CAN-bus database staan, moeten eerst worden uitgelezen. Als dat vooraf is gebeurd, kunnen ook die auto’s snel worden ingebouwd zonder verrassingen op de dag zelf.

Wat je meestal binnen enkele weken kunt afronden

Voor kleinere vloten met bekende voertuigmodellen kan de complete vlootmigratie vaak binnen een week worden gepland. Voor middelgrote vloten met wat variatie ben je meestal binnen twee tot drie weken door de installaties heen. Voor grote vloten kan het langer duren, maar met een wisselsysteem heb je geen dag operationele stilstand.

Voor de datakoppeling geldt: zodra een voertuig is ingebouwd en de kentekenauthenticatie is verwerkt, loopt de datakoppeling met de ILT automatisch. Vanaf dat moment ben je voor dat voertuig CDT-compliant. Andere voertuigen blijven ondertussen op BCT rijden totdat ze aan de beurt zijn.

Koppeling met je planning tijdens de migratie

Voor centralisten die met een planningssysteem werken, verandert er tijdens de migratie weinig in de dagelijkse workflow. Ritten worden gepland zoals altijd, ongeacht welk systeem in de auto zit. Voor de wagenparkbeheerder loopt de overstap op de achtergrond. Voor de chauffeur is de dienst tot inbouw normaal, na inbouw ook normaal, alleen met andere hardware.

Voor koppeling met je bestaande ritsoftware kan de REST API helpen om ritten, statusupdates en locaties realtime uit te wisselen. Die koppeling wordt bij aanvang van de samenwerking opgezet. Tijdens de migratie werken beide systemen naast elkaar tot je hele vloot is overgezet.